6. Durchsetzung des Datenschutzes

6.1 Sicherstellung des Datenschutzes in den Behörden

Behördliche Datenschutzbeauftragte

Die Zahl der Bestellungen von behördlichen Datenschutzbeauftragten im öffentlichen Bereich hat im Berichtszeitraum deutlich zugenommen. So sind uns bis jetzt ca. 640 behördliche Datenschutzbeauftragte durch Bestellungsschreiben der jeweiligen Behörde mitgeteilt worden. Nicht nur in den großen Verwaltungen sondern auch in vielen nachgeordneten Einrichtungen wie Schulen, Krankenhäusern, Bibliotheken und Landesinstituten gibt es damit Ansprechpartner, die für Datenschutzfragen zuständig sind und den Datenschutz im Hause koordinieren.

In große Behörden wie einigen Senatsverwaltungen und Bezirksämtern werden die behördlichen Datenschutzbeauftragten in Schwerpunktbereichen (z.B. Soziales, Gesundheit und Volksbildung) durch Datenschutz-Kontaktpersonen unterstützt.

Es häufen sich allerdings Anfragen zu Kompatibilitätsproblemen bei der Auswahl der geeigneten Person, weil Betroffene und Personalvertretungen der Auffassung sind, daß als behördliche Datenschutzbeauftragte Mitarbeiter bestellt werden, die entweder selbst intensiv mit personenbezogenen Daten zu tun haben oder für die Verarbeitung personenbezogener Daten oder für die Durchführung und Gestaltung der automatisierten Datenverarbeitung Verantwortung tragen (z.B. Leiter der EDV-Abteilung, Leiter Personalwesen bzw. Organisation). So wollte an einer Schule der Schulleiter selbst die Funktion des internen Datenschutzbeauftragten übernehmen.

Bei der Beurteilung, ob bestimmte Tätigkeiten wegen ihrer Inkompatibilität der Bestellung zum behördlichen Datenschutzbeauftragten entgegenstehen, muß allerdings berücksichtigt werden, daß diejenigen, die über die ausreichende Fachkunde verfügen und ein notwendiges Durchsetzungsvermögen erwarten lassen, meist in irgendeiner Form im Hauptamt Tätigkeiten ausüben, die zwangsläufig mit dem Umgang mit personenbezogenen Daten oder mit dem Betrieb der IuK-Systeme zu tun haben. Der Kreis der Personen, der zum behördlichen Datenschutzbeauftragten ernannt werden kann, würde bei restriktiver Auslegung der Kompatibilität zu klein werden und den Behörde noch mehr Schwierigkeiten bereiten, einen behördlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen, der dieses Amt kompetent ausüben kann.

So wurde in einer Fachhochschule ein Hochschullehrer zum behördlichen Datenschutzbeauftragten benannt, der auch die Betreuung des hauseigenen Telekommunikationssystems übernommen hatte. Wir haben hierin keine Interessenkollision gesehen, die so gravierend, wäre, daß sie einer Bestellung zum behördlichen Datenschutzbeauftragten entgegenstehen würde. In einer anderen großen öffentlichen Bildungsstätte wurde der Verwaltungsleiter zum behördlichen Datenschutzbeauftragten ernannt. Der Verantwortungsbereich des Verwaltungsleiters ist so geschnitten, daß in bestimmten Fällen zwar Interessenkonflikte auftreten können, dies aber nicht der Bestellung entgegenstehen mußte.

Dateienregister

Da wir bei Beratungsgesprächen, Kontrollen und anderen Gelegenheiten verstärkt zur Abgabe von Dateiregistermeldungen aufgefordert haben, war im Laufe des Berichtszeitraums eine stetig zunehmende Zahl von neuen Meldungen zu verzeichnen. Ende 1994 waren zum Dateienverzeichnis ca. 1.550 und zum Geräteverzeichnis ca. 1.300 Meldungen eingegangen. Gleichwohl stehen noch viele Meldungen aus, die mit großem Zeitaufwand angemahnt werden müssen. Dies gilt vor allem dann, wenn Stellen der Meinung sind, daß sie nicht erneut melden müssen, wenn sie bereits früher vor Inkrafttreten des neuen Berliner Datenschutzgesetzes von 1990 nach altem Recht gemeldet hatten.

Insbesondere Gerätemeldungen, die erst seit der Neufassung des Berliner Datenschutzgesetzes dem Berliner Datenschutzbeauftragten zuzuleiten sind, werden vernachlässigt. Obwohl das LIT im Zusammenhang mit dem IT-Inventar- und Informationssystem INVENT ein Report-Programm erstellt hat, das es den INVENT-Anwendern erleichtert, eine Meldung zum Geräteverzeichnis zu fertigen, ist bisher nur eine noch zu geringe Anzahl von Meldungen erfolgt. Wir haben aus diesem Grunde im Herbst 1994 ein Rundschreiben an alle öffentlichen Stellen des Landes Berlin gesandt, in dem dieses spezielle Meldeverfahren kurz erläutert wird und die Stellen zur unverzüglichen Abgabe der Meldungen aufgefordert werden. Inzwischen fand ein gesondertes Treffen der INVENT-Anwender statt, das sich ausschließlich mit dieser Problematik befaßte.

Es fällt auf, daß bei vielen Meldungen die Vorgaben des Berliner Datenschutzgesetzes, des Informationsverarbeitungsgesetzes und der Dateienregisterverordnung nicht beachtet werden, so daß eine Weiterbearbeitung der Meldungen bei uns unzumutbar erschwert wird und daher zur Nachbesserung aufgefordert werden muß.

Um bei künftigen Meldungen Fehler beim Ausfüllen zu vermeiden, sei an dieser Stelle auf folgende häufige Mängel hingewiesen:

1. Dateien, die unter das IVG fallen, sind nicht zu melden.

Dies betrifft sowohl manuelle als auch automatisierte personenbezogene Dateien, die bei der allgemeinen Verwaltungstätigkeit anfallen. Dazu zählen u.a. Aktensammlungen, allgemeine Beratungs- und Betreuungsfälle, Personalkarteien, Urlaubslisten, Telefonverzeichnisse, Geschäftsverteilungspläne, Stellenkarteien.

2. Karteien (nicht-automatisierte Dateien) sind nur zu melden, wenn aus ihnen an Dritte übermittelt wird.

3. Stellen, die Dateien vor dem Inkrafttreten des neuen Berliner Datenschutzgesetzes auf alten Formularen gemeldet hatten, haben Änderungsmeldungen auf neuen Formularen, hier aber nur die tatsächlich geänderten Seiten, abgegeben. Aus Gründen der Einheitlichkeit und der bessere Lesbarkeit für den einsichtsberechtigten Bürger sind stets die neuen Formulare zu verwenden.

4. Viele Meldungen werden immer noch handschriftlich ausgefüllt. Dies führt stets dazu, daß die Meldungen zurück gesandt werden und um Ausfüllung mit Maschinenschrift gebeten werden muß.

5. Oft erreichen uns Meldungen nur unvollständig ausgefüllt. Vermutlich sind die Ausfüllanleitungen nicht an nachgeordnete bzw. Außenstellen weitergegeben worden. Treten Zweifelsfälle auf, kann bei uns jederzeit telefonisch nachgefragt werden.

6. Manche Stellen haben das Meldeformular auf ihrem Computer entworfen, um das Ausfüllen zu erleichtern und um nicht stets beim Vordrucklager des Landesverwaltungsamtes neue Formulare anfordern zu müssen. Neben den Disketten, die uns für die Weiterverarbeitung zugesandt werden sind die Meldungen auch in Papierform mitzuschicken, damit der Bürger sein Einsichtsrecht wahren kann. Dabei ist darauf zu achten, daß die Formularangaben aus dem Originalformular originalgetreu umgesetzt werden und beim Eintragen gängige Schrifttypen gewählt werden, da sonst die automatische Lesbarkeit stark beeinträcht ist.

7. Durch die nachlässige Handhabung interner Ordnungsmerkmale wird oft die genaue Zuordnung von Dateien zum verarbeitenden Gerät erschwert.

8. Abgegebene Meldungen müssen aktualisiert werden, wenn Veränderungen der Dateien und Systeme erfolgen. Um zu vermeiden, daß der Aufwand bei Systemen, die häufigen Veränderungen ausgesetzt sind, zu groß wird, reicht es, wenn ca. alle 6 Monate eine Änderungsmeldung erfolgt, die die inzwischen eingetretenen Änderungen berücksicht.

9. Einige Stellen haben uns Meldungen in doppelter Ausfertigung zugesandt. Dies ist nicht erforderlich. Es genügt die einfache Meldung.

10. Änderungen von Meldungen, die aufgrund von Anmahnungen an uns zurückgeschickt werden, haben mitunter keinen Bezug zur Erstmeldung. Es ist unbedingt die Datei- bzw. Gerätebezeichnung oder wenigstens das Ordnungsmerkmal anzugeben.

Aufgabenentwicklung

Die Zahl der Eingaben ist im Berichtszeitraum auf dem hohen Niveau der Vorjahre geblieben. Die meisten Beschwerden richten sich gegen Einrichtungen der Leistungsverwaltung (Sozial- und Gesundheitswesen), gefolgt von der Ordnungsverwaltung (wobei der Bereich Meldewesen wiederum am häufigsten betroffen war) und dem Sicherheitsbereich (Justiz, Polizei und Landesamt für Verfassungsschutz). Die schon im vergangenen Jahr beachtliche Zahl von Eingaben gegen die Verarbeitung von Personaldaten ist in etwa gleich geblieben, noch weiter gestiegen sind die Beschwerden in Geschäftsordnungsangelegenheiten (Zusatzdaten im Adreßfeld, Formulare, Versand von Schriftstücken).

Die Beratungsersuchen der Verwaltung sind im Zusammenhang mit der Planung und Einführung der Großprojekte und des MAN noch weiter gestiegen. Bei den Rechtsfragen stehen die Bereiche Bildung und Forschung sowie Gesundheit und Soziales weiter vorn, wobei aber auch die Ordnungsverwaltung immer stärker von der Möglichkeit der Beratung Gebrauch macht.

6.2 Der Berliner Datenschutzbeauftragte

Die Dienststelle

Am 30. November 1994 lief die dritte Amtsperiode des Berliner Datenschutzbeauftragten aus. Der bisherige Amtsinhaber Dr. Hansjürgen Garstka wurde am 19.Januar 1995 vom Abgeordnetenhaus wiedergewählt und am 9. Februar 1995 erneut für fünf Jahre ernannt.

Trotz der äußerst schwierigen Haushaltslage verschloß sich das Abgeordnetenhaus unserem Hinweis nicht, daß eine Kontrolle der bevorstehenden Umwälzungen im IT-Bereich der Berliner Verwaltung 203 mit dem vorhandenen Personal nicht mehr gewährleistet werden könne, und bewilligte für den Doppelhaushalt 1995/96 eine zusätzliche Stelle im Bereich Technik und Organisation; für den Bereich der inneren Verwaltung wurde eine (niedrig dotierte) Stelle des gehobenen Dienstes bewilligt, mit der zusätzlich die Verwaltungsaufgaben bewältigt werden sollen, die für den in unseren Geschäftsbereich eingegliederten Landesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes anfallen. Auch hinsichtlich der Sachmittel brachte das Abgeordnetenhaus hohes Verständnis für unsere Aufgaben auf.

Ein kurzer Überblick über unsere Geschäftsverteilung zum Ende des Berichtszeitraums befindet sich in den Anlagen 204.

Abgeordnetenhaus

Erneut hat der Berliner Datenschutzbeauftragte anläßlich der parlamentarischen Beratung des Jahresberichts 1993 von seinem Rederecht vor dem Abgeordnetenhaus Gebrauch gemacht 205.

Intensiv und mit großer Sachlichkeit hat der Unterausschuß Datenschutz des Innenausschusses in sechs Sitzungen anstehende Probleme beraten. Unter den erörterungsbedürftigen Problemen der Jahresberichte 1992 und 1993 befand sich vor allem die ausstehende Verwaltungsvorschrift zum Ausländergesetz, die auf Grund einer harten Terminsetzung nunmehr endlich in Kraft gesetzt wurde 206.

Auch eine Reihe anderer Ausschüsse bat uns um Beratung; für den Petitionsausschuß wurden wiederum einige Gutachten gefertigt.

Kooperation

Das Datenschutzgesetz verpflichtet den Datenschutzbeauftragten, mit allen Stellen zusammenzuarbeiten, die wie er die Aufgabe haben, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz zu kontrollieren (§ 24 Abs. 4 BlnDSG). Am bedeutsamsten ist die Zusammenarbeit mit dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz sowie den anderen Landesdatenschutzbeauftragten, die nach der Wahl der Thüringischen Datenschutzbeauftragten im vergangenen Jahr nunmehr auch in allen neuen Ländern eingesetzt sind. Die Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder hat in zwei Sitzungen, diesmal in Potsdam, eine Reihe von Beschlüssen zu grundlegenden Fragen des Datenschutzes gefaßt 207. Auch die besondere Zusammenarbeit mit den Landesbeauftragten der neuen Länder wurde fortgesetzt, wobei die Kooperation mit dem Landesbeauftragten von Brandenburg besonders intensiv und einvernehmlich war.

Auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene wurde die besondere Kooperation auf dem Gebiet des Datenschutzes bei Telekommunikation und Neuen Medien fortgesetzt. Der Berliner Datenschutzbeauftragte hat hier den Vorsitz in den Arbeitkreisen der jeweiligen Konferenzen. Auf Grund der Vorbereitungen in diesen Gremien hat die Europäische Konferenz der Datenschutzbeauftragten mehrere Beschlüsse gefaßt 208; auf der Internationalen Konferenz in Den Haag im September 1994 wurde über Arbeitsergebnisse berichtet.

Auch die Zusammenarbeit mit den anderen Kontrollinstanzen, insbesondere mit der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz bei der Senatsverwaltung für Inneres sowie den behördlichen Datenschutzbeauftragten wurde in der bewährten Weise fortgeführt.

Aus- und Fortbildung

Wiederum haben wir uns bemüht, durch die Wahrnehmung von Lehraufträgen an Universitäten und Fachhochschulen, durch Unterrichtsbesuche in Schulen, aber auch durch Veranstaltungen und Vorträge bei privaten Fortbildungseinrichtungen die an uns herangetragenen Aus- und Fortbildungswünsche zu befriedigen.

Diese Nebentätigkeiten können - im Gegensatz zur Übung in anderen Verwaltungen - in der Regel nicht in der Arbeitszeit durchgeführt werden, da hierzu die Kapazitäten unserer Dienststelle nicht ausreichen. Dies gilt auch für die Lehrtätigkeit in der Fachhochschule für Verwaltung und Rechtspflege, bei der nach dem Umzug nach Friedrichsfelde mit der Beteiligung an der Lehre ein besonders hoher Aufwand verbunden ist.

Öffentlichkeitsarbeit

Bereits in unserem Jahresbericht 1993 hatten wir das Berliner Informationsgesetzbuch vorgestellt. Die Idee zu dieser Publikation ist durch den vielfach an uns herangetragenen Wunsch nach einer einfachen Sammlung der wichtigsten datenschutzrechtlichen Regelungen entstanden. Aufgrund der großen Resonanz, die auf die Vorauflage des ersten Heftes der Reihe, den Text des Berliner Datenschutzgesetzes, erfolgt ist, haben wir dieses nunmehr in einer Neuauflage in auch grafisch überarbeiteter Form herausgebracht. Weitere Hefte mit gleichem Design sind diesem gefolgt.

Insgesamt sind im Berliner Informationsgesetzbuch bisher erschienen:

Teil 1: Datenschutzgesetze

Heft 1 - Berliner Datenschutzgesetz

Heft 2 - Bundesdatenschutzgesetz

Teil 2: Sicherheits- und Ordnungsrecht

Heft 1 - Allgemeines Sicherheits- und Ordnungsgesetz

Heft 2 - Meldegesetz

Teil 3: Gesundheits- und Sozialrecht

Heft 1 - Schutz der Sozialdaten.

Für diejenigen die häufig mit den Gesetzen arbeiten müssen, gibt es einen einfachen Einband, mit dem die einzelnen Hefte zu einem handlichen Hilfsmittel zusammengeführt werden können.

Nach wie vor greifen wir gerne Anregungen auf, um welche Vorschriften oder andere Texte die Sammlung ergänzt werden könnte.

In unserer Reihe "Materialien zum Datenschutz" ist das Heft mit dem Titel Datenschutz in Wissenschaft und Forschung erschienen.

In einer Reihe von Wissenschaftsgebieten wird der Mensch zum Objekt der Forschung. Um aussagekräftige Forschungsergebnisse erzielen zu können, werden die vielfältigsten Daten über einzelne Personen benötigt. Damit greift die Forschung in das allgemeine Persönlichkeitsrecht ein, dem auch das Recht auf informationelle Selbstsbestimmung zugeordnet ist. Zwischen den widerstreitenden Grundrechten der informationellen Selbstbestimmung und der Wissenschafts- und Forschungsfreiheit hat insofern ein Ausgleich zu erfolgen.

In Ermangelung von konkreten bereichsspezifischen Regelungen, die diesen Ausgleich vornehmen, kommen für viele wissenschaftliche Forschungen immer noch die Bestimmungen der Datenschutzgesetze des Bundes und der Länder zur Anwendung. Nicht selten sind aber in diesem Zusammenhang auch andere Rechtsbereiche zu beachten.

Den vielen Beratungsgesprächen mit Wissenschaftlern konnten wir entnehmen, daß datenschutzrechtlich gut vorbereitete Forschungsvorhaben einen beachtlichen Vertrauensbonus bei den Betroffenen oder den Behörden erhalten, der die wissenschaftliche Arbeit erleichtern und bereichern kann.

Mit dem Heft "Datenschutz in Wissenschaft und Forschung" wollen wir einige Lösungsansätze vermitteln und unsere Erfahrungen einer breiten, interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung stellen.

Die Broschüre Mobilfunk und Datenschutz ist als Gemeinschaftsprojekt des Landesbeauftragten für den Datenschutz der Freien Hansestadt Bremen und des Hamburgischen Datenschutzbeauftragten und des Berliner Datenschutzbeauftragten ebenfalls in der Reihe "Materialien zum Datenschutz" erschienen.

Sie befaßt sich mit den datenschutzrechtlichen Risiken der Übertragung personenbezogener oder sonstiger vertraulicher Daten mittels mobiler Kommunikationsdienste, die sich aus den Besonderheiten des eingesetzten Übertragungsmediums ergeben. Eines der Themen, die in dem Heft angesprochen werden, ist z.B. das datenschutzrechtlich relevante Problem, daß die mittels Mobilfunk übertragenen Signale - anders als bei der leitungsgebundenen Kommunikation - nicht physikalisch gegen unbefugtes Mithören und Aufzeichnen abgeschirmt werden können.

Als Vorsitzender des nationalen und internationalen Arbeitskreises "Datenschutz in Telekommunikation und Medien" engagiert sich der Berliner Datenschutzbeauftragte besonders in Fragen des Datenschutzes bei elektronischen Informations- und Telekommunikationsdienstleistungen. In diesem Bereich war in den vergangenen Jahren eine rasante Entwicklung zu beobachten. Auch der von der Deutschen Bundespost Telekom angebotene Datex-J-Dienst hat an dem Aufschwung teilgenommen.

Um die Nutzer dieser neuen Medien zu erreichen und für das Anliegen des Datenschutzes zu sensibilisieren, hat der Berliner Datenschutzbeauftragte bereits seit Jahren ein eigenes Programmangebot im "Bildschirmtext" veröffentlicht. Dieses Programmangebot wurde strukturell und inhaltlich völlig neu überarbeitet. Auf ca. 150 Seiten kann der interessierte Datex-J-Teilnehmer unter den Überschriften

1. Berliner Datenschutzbeauftragter. Wir über uns!

2. Aktuelles/Schwarzes Brett

3. Info-Material zum Datenschutz

4. Datenschutzrecht

5. Technisch-organisatorische Maßnahmen des Datenschutzes

6. Telekommunikation und Medien

7. Datenschutzbehörden

8. Lexikon

9. Mitteilungen an den Berliner Datenschutzbeauftragten

Informationen zum Thema Datenschutz, über unsere Dienststelle, die bei uns zu bestellenden Materialien und die Adressen von weiteren Ansprechpartnern abrufen.

Berlin, 28. März 1995

Dr. Hansjürgen Garstka

Berliner Datenschutzbeauftragter